Hoe pakken organisaties tijdens de coronacrisis innovatie aan? In deze reeks spreek ik wekelijks met innovatiedirecteuren uit verschillende sectoren.
Deze week sprak ik met Steven ter Horst. Steven heeft een juridische achtergrond, en is altijd geïnteresseerd geweest in alles wat zich beweegt op het kruisvlak van juridische processen, management en technologie. Inmiddels staat hij aan het hoofd van de innovatie- en kennismanagementafdeling bij advocatenkantoor Houthoff.
Hoe pakken jullie innovatie aan?
De innovatie die wij doen als organisatie is enerzijds gericht op het verbeteren van de interne processen en anderzijds op het ontwikkelen van tooling om het juridisch werk steeds efficiënter te maken. De afdeling bestaat uit een aantal specialismen. De legal projectmanagement afdeling houdt zich bezig met financiële rapportages en projectondersteuning.
Een tweede tak van onze innovatieafdeling houdt zich bezig met pricing en business intelligence. Hierbij gaat het om het berekenen van en adviseren over andere, zogeheten alternatieve, prijsmodellen dan het klassieke uurtarief. Recent is een intelligente pricing database ontwikkeld, om beter in te kunnen schatten welke risico- en kostenverhogende factoren er zijn. Dat bleek een uitdagend traject, omdat zelfs op het oog vergelijkbare zaken nog veel blijken te verschillen qua type werkzaamheden, duur, complexiteit. Om toch deze zaken op een systematische manier te kunnen analyseren, hebben we zelf een datamodel ontwikkeld om data te classificeren. Door een combinatie van machine learning en reinforced learning toe te passen, is het systeem nu in staat zelf data correct te classificeren. Deze kennis stelt ons in staat om veel beter te voorspellen wat de kosten zijn en ook wat kostenverhogende of andere risicofactoren zijn.
Een ander deel van het team houdt zich bezig met Legal Tech. Het ontwikkelen en implementeren van state-of-the-art technologie die echt in het hart van het juridisch werk wordt gebruikt, zoals applicaties voor e-discovery en contract analyse.
Op het gebied van kennismanagement is een van de innovatieprojecten die we momenteel hebben lopen document automation. Dit project is gericht op het automatiseren van alle juridische documenten die we hebben. Het is een gigantisch project, gezien het feit dat we vele honderden modellen op de plank hebben liggen. Op basis van een Q&A-systeem kunnen we deze reduceren tot enkele tientallen bronmodellen, waar alle varianten in zijn gebundeld. Je stelt razendsnel een eerste versie van een juridisch document op. Het is een prachtig voorbeeld van hoe je met technologie een enorme slag kunt maken in efficiëntie, gebruiksgemak en ook kwaliteit.
Hoewel deze vormen van innovatie indirect wel relevant zijn voor de cliënt, zijn ze niet direct toegankelijk voor de cliënt. Hier zouden we wat mij betreft meer impact kunnen maken. Echter, via de juridische as vinden er ook allerlei vormen van innovatie plaats, waaronder nieuwe vormen van advisering en nieuwe kennisgebieden, zoals bijvoorbeeld de energietransitie. Met name het laatste is voor ons een pure vorm van innovatie: er ontstaat een nieuw kennisgebied, we specialiseren ons daarin, en we gaan ons positioneren als specialist.
Hoe wordt er op jullie werk gereageerd?
Advocaten zijn gewend om risicomijdend te denken. Bij een onderwerp als innovatie spelen dan snel aarzelingen op. “Is er behoefte aan” en “wat is de toegevoegde waarde”, zijn terugkerende reacties die het ons wel wat lastiger maken. Maar tegelijk zie ik dat er nu zoveel roep om innovatie is, dat men daar veel opener in staat en ook wel een noodzaak ziet voor verandering. Je zou misschien zelfs kunnen spreken van een culturele shift.
“De cultuur ten opzichte van innovatie belandde door de coronacrisis in een stroomversnelling.”
Welke invloed heeft de coronacrisis daarop?
Paniek is er niet geweest. Dat hadden we wel enigszins verwacht, maar het is eigenlijk gewoon business as usual, zo lang iedereen vanuit huis kan werken en daar ook de middelen voor heeft. Wel houden we rekening met meerdere scenario’s. Per saldo delen we natuurlijk mee met de pijn van onze cliënten. Als de economie in zwaar weer zit dan raakt dat ook de juridische sector. Op dit moment zien we vooral verschuivingen van vraagstukken omdat er andere zorgen zijn opgekomen. Verder kijken we met name naar kansen die de crisis met zich meebrengt. Digitale self-service toolkits voor klanten staan bijvoorbeeld hoog op de agenda.
Opvallend was dat bepaalde innovatieprocessen versneld werden. We hadden wel wat wensen en projecten die heel stroperig liepen. Maar de cultuur ten opzichte van innovatie belandde door de coronacrisis in een stroomversnelling. Een leuk voorbeeld is videobellen: we hadden een ouderwets systeem voor conference calls met een beperkt aantal conference cards dat werd uitgegeven. Toen corona toesloeg en alle 600 personeelsleden vanuit huis moesten werken, was de behoefte aan video conferencing zo groot dat er weinig tijd is voor al te lange overpeinzingen. Binnen no-time was WebEx in de lucht. Op deze manier blijven we momenteel met elkaar en met cliënten in contact.
Wat is je verwachting? Hoe gaat deze crisis brengen?
De core business zal niet veel veranderen. Ik denk wel dat er verandering zal plaatsvinden in de instrumenten en middelen die mensen nodig hebben om hun werk te doen. Dat zal ook moeten gebeuren om de kwaliteit van het werk in de toekomst te kunnen waarborgen.
Heb je nog vragen naar aanleiding van dit interview of wil je in contact komen met Steven ter Horst, neem contact op met Niek Karsmakers.
